Au sein de la DRH du Cirad, la mission de l’équipe accueil est d’accompagner les unités dans leur stratégie d’accueil, répondant ainsi au mandat du Cirad et aux attentes de ses partenaires.

Aujourd’hui composée de 7 personnes, l’équipe souhaite intégrer un ou une gestionnaire d’accueil supplémentaire afin d’absorber sereinement l’activité liée au recrutement des doctorants salariés. 

 Le.a gestionnnaire d’accueil constitue et suit les dossiers administratifs d’accueil des populations accueillies (stagiaires, partenaires, partenaires UMR, doctorants et Boursiers du Gouvernement Français) dans le respect des obligations contractuelles, juridiques et des procédures internes.

 Activités principales du poste :

Gestion administrative des dossiers d’accueil :

• Préparer les dossiers d’accueils pour garantir leur conformité juridique et contractuelle à travers les différentes conventions : conventions de stages, conventions d’accueil, conventions de séjour de recherche
• Gérer le suivi administratif des dossiers d’accueil : conventions et avenants, assurances et couvertures sociales, titres de séjour, autorisations des missions et déplacements, propriété intellectuelle, attestations de stages
• Gérer les dossiers d’accueil à travers les différents outils informatiques, de la demande d’aide au recrutement (DAR) dans Talentsoft au transfert dans Teams RH, jusqu’à son archivage dans le Dossier salarié numérique
• Mettre en œuvre les accueils résultants de la campagne annuelle D2S : Organiser les séjours (billets d’avion, visa, logement, assurances, etc.) et le versement des bourses par Campus France
• Mettre en place les séjours des scientifiques étrangers partenaires et doctorants non salariés du Cirad lorsqu’ils sont accueillis dans le cadre de projets ou de programmes de bourses français ou internationaux
• Coordonner le recrutement des doctorants salariés du Cirad
• Veiller au respect des aspects règlementaires, légaux et procédures en vigueur

Gestion financière des accueillis :

• Commander les prestations d’accueil auprès de Campus France
• Suivre le budget et le réalisé alloué aux D2S
• Préparer les devis aux UR pour les accueils sur projets et suivre les facturations internes

Conseil et information :

• Renseigner, répondre aux demandes des encadrant.es, assistant.es et accueilli.es, aider dans les démarches administratives spécifiques (conventions, visas, titres de séjour, assurances, recherches de logement)

Restitutions et bilan :

• Réaliser un reporting régulier de son activité,

En plus de ses activités, le ou la gestionnaire d’accueil mène également des activités secondaires en fonction de ses appétences et des chantiers d’amélioration continue en cours, comme préparer le bilan de la qualité des accueils.

Bac + 2 ou 3 souhaité

- Expérience d'un poste administratif (minimum 2 ans souhaitable)
- Connaissances en droit appréciées (droit du travail, droit des assurances)
- Capacité de gérer des processus complexes et multifactoriels
- Capacité à travailler en flux (pic d'activité)
- Orientation client
- Sens de la précision et de la rigueur
- Esprit d'équipe
- Maitrise de logiciels : Pack Office, et aptitude à appréhender des logiciels internes (SIRH, Talentsoft…)
- Anglais écrit souhaité : analyser des documents contractuels rédigés en anglais, répondre à des mails en anglais
- Maîtrise de l'espagnol ou d'une autre langue appréciée