Au sein de la DRH du Cirad, la mission de l'équipe accueil est d'accompagner les unités dans leur stratégie d'accueil, répondant ainsi au mandat du Cirad et aux attentes de ses partenaires.
Aujourd'hui composée de 7 personnes, l'équipe souhaite s'agrandir et intégrer un ou une gestionnaire d'accueil supplémentaire afin d'absorber sereinement l'activité liée au recrutement des doctorants salariés.
Le.a gestionnnaire d'accueil constitue et suit les dossiers administratifs d'accueil des populations accueillies (stagiaires, partenaires, partenaires UMR, doctorants et Boursiers du Gouvernement Français) dans le respect des obligations contractuelles et juridiques ainsi que des procédures internes.
Activités principales du poste :
Gestion administrative des dossiers d'accueil
 Préparer les dossiers d'accueils pour garantir leur conformité juridique et contractuelle à travers les différentes conventions : conventions de stages, conventions d'accueil, conventions de séjour de recherche …
 Gérer le suivi administratif des dossiers d'accueil : conventions et avenants, assurances et couvertures sociales, titres de séjour, autorisations des missions et déplacements, propriété intellectuelle, attestations de stages, …
 Gérer les dossiers d'accueil à travers les différents outils informatiques, de la demande d'aide au recrutement au transfert dans la base de données, jusqu'à son archivage dans le Dossier salarié numérique,
 Mettre en œuvre les accueils résultants de la campagne annuelle des Actions Incitatives : Organiser les voyages, les conditions de séjour (logement, assurances, etc.) et le versement des bourses par Campus France,
 Mettre en place les séjours des scientifiques étrangers partenaires et doctorants non salariés du Cirad lorsqu'ils sont accueillis dans le cadre de Bourses du Gouvernement Français et de Sur projet.
 Coordonner le recrutement des doctorants salariés du Cirad
 Veiller au respect des aspects règlementaires, légaux et procédures en vigueur.
 Archiver les dossiers tant papiers qu'électroniques selon les procédures internes.
Gestion financière des accueillis
 Commander les prestations d'accueil auprès de Campus France
 Suivre le budget et le réalisé alloué aux Actions Incitatives.
 Préparer les devis aux UR pour les Sur projet et les factures à Campus France pour les Boursiers du Gouvernement Français dans le cadre du financement de l'accueil de partenaires et doctorants du Sud.
 Gérer le suivi financier des conventions en lien avec les gestionnaires de personnel pour les gratifications des stagiaires, avec la DCAF et/ou Campus France pour le versement des bourses,
Conseil et information
 Renseigner, répondre aux demandes des encadrant.es, assistant.es et accueilli.es, aider dans les démarches administratives spécifiques (conventions, visas, titres de séjour, assurances, de logement …).

Bac + 2 ou 3 souhaité
- Expérience d'un poste administratif (minimum 2 ans souhaitable)
- Connaissances en droit appréciées (droit du travail, droit des assurances)
- Capacité de gérer des processus complexes et multifactoriels
- Capacité à travailler en flux (pic d'activité)
- Orientation client
- Sens de la précision et de la rigueur
- Esprit d'équipe
- Maitrise de logiciels : Pack Office, et aptitude à appréhender des logiciels internes (SIRH, Talentsoft…)
- Anglais écrit souhaité : analyser des documents contractuels rédigés en anglais, répondre à des mails en anglais
Maîtrise de l'espagnol ou d'une autre langue appréciée


En plus de ses activités secondaires, le ou la gestionnaire d'accueil mène également des activités secondaires en fonction de ses appétences et des chantiers d'amélioration continue en cours et également :
Restitutions et bilan
 Réaliser un reporting régulier de son activité,
 Préparer le bilan de la qualité des accueils (quanti